Tugas 3.3 Dampak Audit SI bagi Perusahaan

Audit sistem informasi diperlukan oleh perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan, oleh karena itu perusahaan harus membuat prosedur pengendalian dalam menjaga aset perusahaan dan memeriksa pengendalian tersebut dengan menguji pengendalian. Menguji pengendalian digunakan untuk mengevaluasi apakah telah berjalan sesuai dengan prosedur atau tidak .

Dibawah ini merupakan contoh kasus yang terjadi di sebuah perusahaan yang bernama PT SEGAR DINGIN. Perusahaan ini sudah berjalan selama kurang lebih sepuluh tahun yang kegiatannya menjual jus buah yang terdiri dari beberapa buah-buahan. Suatu ketika perusahaan ini mendapatkan masalah yang sangat rumit dan kompleks. Sebelumnya perusahaan ini telah menyediakan pemberdayaan karyawan internal perusahaan, yang bernama Adrian Jason untuk mempelajari cara menggunakan software audit untuk komputer. Adrian Jason langsung mencari masalah-masalahnya lalu mengatasi masalah tersebut, membuat prosedur pengendalian dan dibuat pengujian pengendaliannya. Masalah-masalah tersebut diantaranya yaitu akses yang tidak sah pada program komputer, sehingga website pada perusahaan yang digunakan untuk berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti customers dan masyarakat tidak dapat dibuka. Departemen penjualan perusahaan menggunakan program komputer yang baru untuk mencatat transaksi keuangan dengan menggunakan software akuntansi keuangan dan mengubahnya untuk cara menghitung komisi penjualan. Ada kesalahan dalam pemodifikasian program ini karena hasil hitungnya lebih kecil dari biasanya. Salah seorang karyawan  bagian departemen produksi yang mempunyai wewenang penuh atas pemesanan pembelian pada pemasok dan menerima laporan, melakukan pemesanan palsu untuk kepentingan pribadinya. Karena banyaknya masalah yang terjadi diperusahaan tentang audit sistem informasi maka Adrian Jason juga mencoba memeriksa pemrosesan komputer perusahaan, apakah prosedur edit pada komputer telah mendeteksi in put yang salah atau tidak. Untuk mengatasi berbagai masalah yang ada di perusahaan Segar Dingin tersebut Adrian Jason melakukan audit sistem informasi pada komputer. Di bawah ini merupakan cara mengatasi masalah perusahaan,pengendalian masalah dan menguji pengendalian terbut yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan Segar Dingin.

Pemeriksaan pada Komputer

Masalah website yang tidak dapat dibuka karena dirusak oleh cracker. Cracker adalah sebutan untuk orang yang mencari kelemahan sistem dan memasukinya untuk kepentingan pribadi dan mencari keuntungan dari sistem yang di masuki seperti: pencurian data, penghapusan, dan banyak yang lainnya. Cracker mempunyai kemampuan menganalisa kelemahan suatu sistem atau situs. Jika suatu sistem dapat dianalisa kelemahannya maka kerusakan dapat terjadi pada hardware atau file,selain itu dapat kehilangan file data dan sumber daya sistem lainnya.

Adrian Jason mengambil keputusan untuk membuat website baru dan kemudian di beritahukan kepada masyarakat melalui media massa. Kemudian tindak lanjutnya yaitu dengan membuat mengaudit keamanan komputer, membuat prosedur pengendalian pada perusahaan dengan menggunakan beberapa pengamanan komputer diantaranya yaitu:

Membuat prosedur Log-On pada sistem komputer yang pada saat pemakai memulai proses ,komputer akan menampilkan sebuah kotak dialog yang meminta nomor identitas dan kata sandinya. nomor identitas dan kata sandinya cocok maka proses log on berhasil tapi jika tidak cocok maka proses log on tidak berhasil. Fungsi prosedur log-on ini sebagai pertahanan pertama pada sistem operasi terhadap akses-akses tidak memiliki otoritasasi pada perusahaan. Membuat kartu akses setelah proses log on. Kartu akses ini memberikan informasi berupa persetujuan dalam penggunaan komputer selama sesi tersebut. Daftar kontrol Akses ini berisiskan hak-hak istimewa akses untuk semua pemakai sumber daya yang sah. Akses kesumber daya sistem seperti direktori-direktori,file-file,program dan printer, dikontrol oleh daftar kontrol akses ini.

Menggunakan Firewall pada komputer.

Firewall berfungsi sebagai “penjaga gerbang” sistem yang melindungi intranet perusahaan dan jaringan lain perusahaan dari penerobosan, dengan menyediakan saringan dan poin transfer yang aman untuk akses ke dan dari Internet serta jaringan lainnya. Firewall menyaring semua lalu lintas jaringan untuk password yang tepat atau kode keamanan lainnya, dan hanya mengizinkan transmisi sah untuk masuk serta keluar dari jaringan. Software firewall juga telah menjadi komponen sistem komputer yang penting untuk para individu yang terhubung dengan Internet melalui DSL atau modem kabel, karena status koneksi mereka yang rentan dan “selalu menyala”.

Enkripsi merupakan konversi data menjadi kode rahasia untuk disimpan dalam database dan ditransmisikan melalui jaringan. Pengiriman berupa alogaritma enkripsi yang mengkonversikan pesan orisinal. Enkripsi data telah menjadi yang penting untuk melindungi data dan sumber daya jaringan komputer perusahaan terutama di Internet, intranet, dan ekstranet. Password, pesan, file, dan data lainnya dapat ditransmisikan dalam bentuk acak serta dibentuk kembali oleh sistem komputer untuk para pemakai yang berhak saja. Dua pendekatan umum enkripsi yaitu enkripsi kunci privat dan kunci publik. Enkripsi privat menggunakan sebuah kunci tunggal sedangkan enkripsi publik menggunakan dua kunci yang berbeda. Metode enkripsi yang  digunakan oleh perusahaan ini adalah menggunakan sepasang kunci publik (public key) dan kunci pribadi (private key) yang berbeda untuk setiap orang. Misalnya email karyawan dapat diacak dan di-enkode-kan dengan menggunakan kunci publik khusus bagi penerima yang dikenal oleh pengirim. Setelah email ditransmisikan, hanya kunci pribadi penerima yang rahasia tersebut dapat membentuk kembali pesan tersebut.

Pengendalian terhadap virus.

Virus akan menghancurkan data, salah satunya adalah Logic bomb merupakan program komputer untuk diaktifkan pada waktu tertentu. Logic bomb merupakan metode tertua yang digunakan untuk tujuan sabotase. Perusahaan tidak mau mengambil resiko seperti apa yang terjadi pada perusahaan di Amerika yang dilakukan oleh Donald Burleson. Perusahaan tidak ingin karyawannya melakukan hal seperti itu, maka perusahaan membuat antivirus.

Kontrol pendukung dalam lingkungan database. 

Database mempunyai sistem pendukung (backup) sebagai prosedur otomatis yang harus dilakukan sedikitnya satu kali dalam sehari. Salinan pendukung ini kemudian harus disimpan dalam area yang terpisah dan aman. Untuk mencegah kehilangan data maka perusahaan menggunakan back up.

Setelah itu perusahaan membuat prosedur audit keamanan komputer dengan:

Kode Keamanan. Sistem password bertingkat digunakan untuk manajemen keamanan. Pertama, pemakai akhir log on ke sistem komputer dengan memasukkan kode identifikasi khususnya, atau ID pemakai. Pemakai akhir tersebut kemudian diminta untuk memasukkan password  agar dapat memperoleh akses ke sistem. Password harus sering diubah ( pengubahan password dilakukan setiap periode tertentu) dan terdiri dari kombinasi aneh antara huruf besar, huruf kecil, dan angka. Kemudian, untuk mengakses sebuah file, nama file khusus harus dimasukkan. Di dalam beberapa sistem, password untuk membaca sistem file berbeda dari yang diminta untuk menulis ke sebuah file. Fitur ini menambahkan tingkat perlindungan untuk sumber daya data yang disimpan. Akan tetapi, untuk keamanan yang lebih keras, password dapat diacak, atau dienkripsi, untuk menghindari  pencurian atau penyalahgunaannya. Selain itu Smart Card, yaitu kartu berisi mikrprosesossor yang menghasilkan angka acak untuk ditambahkan ke password pemakai akhir, digunakan dalam beberapa sistem terbatas.

Pembuatan Cadangan File. Backup File (pembuatan cadangan file) yang menduplikasi berbagai file data atau program, adalah alat keamanan penting lainnya. File juga dapat dilindungi dengan alat file retention yang melibatkan penyimpanan berbagai copy file dari periode sebelumnya.

Pemonitor Keadaaan. System Security Monitor (pemonitor keamanan sistem). Pemonitor keamanan adalah program yang memonitor penggunaan sistem komputer dan jaringan serta melindungi mereka dari penggunaan tidak sah, penipuan, dan kehancuran. Program semacam itu menyediakan alat keamanan yang dibutuhkan untuk memungkinkan hanya para pemakai sah yang dapat mengakses jaringan. Contohnya, kode indetifikasi dan password sering kali digunakan untuk tujuan ini. Pemonitor keamanan juga mengendalikan penggunaan hardware, software, dan sumber daya data dari sistem komputer.

Keamanan Biometris. Biometris Security adalah bidang keamanan komputer yang mengalami pertumbuhan pesat. Ini adalah alat keamanan yang disediakan oleh peralatan komputer, yang mengukur ciri khas fisik yang membedakan setiap undividu. Hal ini meliputi verifikasi suara, sidik jari, geometri tangan, dinamika tanda tangan, analisis penekanan tombol, pemindai retina mata, pengenalan wajah, serta analisis pola genetik. Peralatan pengendalian biometris menggunakan sensor untuk tujuan khusus agar dapat mengukur dan mendigitalkan profil biometris dari sidik jari, suara, atau ciri khas fisik seseorang.

Sistem Toleransi Kegagalan. perusahaan menggunakan sistem komputer Fault Tolerant (pentoleransi kegagalan) yang memiliki banyak prosesor, periferal, dan software yang memberikan kemampuan fail-over untuk mendukung berbagai komponen ketika terjadi kegagalan sistem. Sistem ini dapat memberikan kemampuan fail-safe dengan sistem komputer tetap beroperasi di tingkat yang sama bahkan jika terdapat kegagalan besar pada hardware atau software. Akan tetapi, banyak sistem komputer pentoleransi kegagalan menawarkan kemampuan fail-soft yang memungkinkan sistem komputer terus beroperasi dalam tingkat yang lebih rendah tetapi dapat diterima jika ada kegagalan sistem besar.

Pengembangan Sistem

Adrian Jason meneliti masalah penggunaan program baru tersebut dan memverifikasi program baru tersebut. diadakan pengujian dengan perbandingan kode sumber. Perbandingan kode sumber merupakan program yang akan melaksanakan suatu perbandingan terperinci mengenai versi program aplikasi yang berjalan dengan sebelumnya. Pemeriksa atau auditor harus menguji secara menyeluruh versi sebelumnya atau mempunyai  alsan baik lainnya untuk mendapatkan keyakinan dalam integritasnya. Lalu mengidentifikasi perbedaan-perbedaan diantara dua program.

Dan membuat pengendalian pengembangan sistem pada komputer perusahaan agar kesalahan terebut tidak terulang kembali. Pengendaliannya yaitu dengan cara meminta otorisasi serta persetujuan dari pihak manajemen dan pemakai, dokumentasi yang memadai dan pengujian program. Setelah itu Adrian Jason menguji pengendalian pengembangan sistem perusahaan dengan Adrian Jason dan staf-sataf audit internal yang independen lainnya menguji pengendalian sistem dengan basis yang berkala dan continue. Aktivitas audit dapat dibangun dalam berbagai titik pemeriksaan dalam pengembangan sistem. Dengan memilki perwakilan audit internal pada tim-tim proyek, setiap departemen perusahaan diperiksa,apakah sesuai dengan kebijakan manajemen atau tidak, secara menyeluruh melalui semua tahap pengendalian pengembangan sistem. Kesalahan-kesalahan yang tidak normal sejak awal dapat diperbaiki. Kemudian memeriksa dokumentasi secara menyeluruh, wawancara dengan pemakai mengenai keterlibatan karyawan dalam pengembangan serta implementasi sistem, tinjauan atas spesifikasi pengujian,data uji, dan hasil pengujian sistem.

Perubahan Program

Penggunaan program yang baru dan pemodifikasian yang salah, kesalahan tersebut ditindak lanjuti oleh Adrian Jason mengadakan pengujian dengan perbandingan kode sumber. Perbandingan kode sumber merupakan program yang akan melaksanakan suatu perbandingan terperinci mengenai versi program aplikasi yang berjalan dengan sebelumnya. Adrian Jason menguji secara menyeluruh versi sebelumnya atau mempunyai  alasan baik lainnya untuk mendapatkan keyakinan dalam integritasnya. Lalu mengidentifikasi perbedaan-perbedaan diantara dua program.

Dia mengetahui kesalahan pada program yang baru tersebut, lalu Adrian Jason membuat beberapa prosedur pengendalian, yaitu: dengan mengurutkan berbagai komponen yang akan dimodifikasi,otorisas dan persetujuan pihak manajemen atas modifikasi,persetujuan pemakai atas perubahan program, pengujian keseluruhan atas perubahan program termasuk uji penerimaan pemakai,dokumentasi penerimaan program yang lengkap termasuk perihal persetujuan,perubahan yang diimplementasikan oleh yang pegawai independen serta programmer, dan pengendalian akses logika. Setelah itu dia menguji pengendalian perubahan program dengan memverifikasi semua prosedur pengendalian apakah telah sesuai dengan prosedur dan standar. Menguji perubahan yang tidak sah atau salah, gunakan program perbandingan kode sumber,pemrosesan ulang dan simulasi paralel.

Pemrosesan Komputer

Adrian Jason memeriksa pemrosesan komputer dan menemukan kesalahan pada prosedur edit. Selama pemrosesan berlangsung ternyata prosuder edit gagal untuk mendeteksi input data yang salah, tidak lengkap, dan tidak sah. Oleh karena itu perusahaan mengambil keputusan untuk membuat pengendalian pada pemrosesan komputer, yaitu dengan rutinitas edit data yang salah pada komputer, penggunaan dengan benar label file eksternal dan internal, dokumentasi dan serangkaian buku petunjuk operasional yang mudah dipahami, supervisi atas yang kompeten operasional komputer, penanganan yang efektif atas input dan output data oleh personil pengendalian data, daftar dan ringkasan perubahan file yang disiapkan untuk tinjauan atas departemen pemakai.

Menggunakan kontrol run to run  yang dalam penggunaannya dengan angka-angka batch yang berfungsi  untuk mengawasi batch seakan-akan dia bergerak dari satu prosedur yang terprogram (run) ke prosedur program lainnya. Kontrol ini memastikan run memproses batch secara benar dan lengkap.  Kontrol run to run ini digunakan untuk menghitung kembali total kontrol,kode-kode transaskis, dan pemeriksaan urutan.

Menggunakan Kontrol Intervensi Operator untuk memasukan total control untuk sebuah batch record,menyediakan nilai-nilai parameter untuk operasi logis, dan mengaktifkan sebuah program dari titik yang berbeda ketika memasukkan kembali record yang salah yang setengah diproses.

Lalu Adrian Jason menguji pengendalian tersebut apakah telah sesuai prosedur atau tidak.Uji pengendalian pemrosesan komputer itu dengan:  memverifikasi kepatuhan pada prosedur pengendalian pemrosesan dengan cara mengamati operasional komputer dan fungsi pengendalian. Memverifikasi bahwa output sistem aplikasi yang dipilih telah distribusi dengan benar. Merekonsiliasi sampel total batch dan menindak lanjuti penyimpangan. Menelusuri pengaturan sampel kesalahan yang ditandai oleh rutinitas edit data untuk memastikan adanya penanganan yang tepat. Memeriksa akurasi dan kelengkapan pengendalian pemrosesan dengan menggunakan data uji. Memverifikasi akurasi transaksi pilihan yang dihasilkan komputer.

Dokumen Sumber

Masalah salah seorang karyawan  bagian departemen produksi yang mempunyai wewenang penuh atas pemesanan pembelian pada pemasok dan menerima laporan, melakukan pemesanan palsu untuk kepentingan pribadinya.

Hal ini diketahui oleh Adrian Jason ketika memeriksa laporan-laporan yang tidak sesuai dengan daftar-daftar laporan. diketahui pemesanan bahan baku dan sebuah faktur pemasok rekaan, dalam menginput suatu data kedalam komputer juga terdapat kesalahan yaitu ketidak akuratan dokumen sumber. Hal ini terjadi karena kurangnya pengawasan internal perusahaan maka untuk itu perusahaan membuat prosedur pengendalian dengan:

Menggunakan dokumen sumber yang sebelumnya telah diberi nomor urut. Dokumen-dokumen sumber harus diberi nomor urut melalui printer dengan nomor urut yang unik untuk setiap dokumen. Nomor dokumen sumber memungkinkan perhitungan secara akurat dan tepat dan sebagai jejak audit.

Menggunakan dokumen secara berurutan. Dokumen sumber harus di distribusikan ke pamakai dan digunakan secara berurutan. Hal ini memerlukan pengamanan fisik,ketika dokumen sumber ini tidak digunakan maka disimpan di tempat yang terkunci. Akses ke dokumen sumber ini hanya orang-orang yang mempunyai otoritas saja.

Mengaudit dokumen sumber secara berkala. Hilangnya dokumen sumber harus direkonsiliasi nomor-nomor urut dokumen sumber. Secara berkala auditor membandingkan nomor tersebut. Semua dokumen sumber harus dibandingkan dari yang digunakan saat ini,yang tersisa di tempat penyimpanan ataupun dokumen sumber yang salah atau sudah jatuh tempo. Dokumen-dokumen yang tidak dihitung harus dilaporkan ke manajeme